oleh Lady Sion (3 Juni 2020)
Kaizen adalah sebuah filosofi hidup asal Jepang. Terdiri dari kata “Kai” yg berarti sebuah tindakan atau perubahan untuk memperbaiki dan “Zen” yg berarti baik. Filsafat Kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, Kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan (continuous improvement) yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.
Salah satu perusahaan Jepang di Indonesia yang menerapkan Kaizen ini adalah PT Bridgestone Tire Indonesia. Mudah untuk diomongkan dan dipelajari namun di sisi lain juga banyak hambatan dalam penerapannya, sebab perusahaan atau para pengusaha seringkali cepat berpuas diri ketika level pencapaian usaha sudah tinggi, merasa tidak memerlukan continous improvement atau kurang ada lagi semangat perbaikan. Beda dengan perusahaan yang telah menerapkan Kaizen berprinsip sampai level apapun, harus tetap selalu memperbaiki. Termasuk juga rendah hati sebab rendah hati ini penting karena akan selalu dapat melihat apa yang harus dan perlu diperbaiki.
Prinsip Kaizen adalah 3 GEN yakni Genba (Tempat sebenarnya), Genbutsu (Produk sebenarnya), Genjitsu (Hal sebenarnya). Kaizen juga memiliki beberapa konsep untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dari pelaksanaan Kaizen, mewujudkan kebijakan memelihara, dan memperbaiki atau meningkatkan standar. Konsep tersebut antara lain 5 W + 1 H, 3M (Muda, Mura, Muri), 5S/5R (Seiri-Ringkas, Seiton-Rapi, Seiso-Resik, Seiketsu-Rawat, Shitsuke-Rajin), PDCA (Plan-Do-Check-Action), SDCA (Standardize-Do-Check-Action), dan DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control).
Genba dalam perusahaan adalah praktek para petinggi (manajer) mengunjungi tempat di mana produk dibuat dan layanan dikirim untuk mendapatkan pemahaman langsung serta tidak langsung tentang masalah sebenarnya yang dihadapi oleh karyawan frontline. Genba merupakan salah satu cara terbaik untuk melihat langsung proses apa saja yang berhasil dan yang tidak, tanpa perantara. Artinya, perlu untuk melihat proses tersebut. Namun yang menjadi masalah bagi setiap perusahaan jika sudah semakin tinggi adalah suka duduk di belakang meja, padahal untuk mau sukses tidak bisa perusahaan hanya berdiam diri saja di belakang meja sebab ini merupakan tempat yang tidak tepat untuk mengontrol perusahaan. Sementara dalam konsep Genba mau tidak mau harus melihat langsung ke lapangan, kejadian atau dampak dari masalah yang terjadi (Genba walk). Demikian juga dengan di PT Bridgestone Tire Indonesia, jika terjadi masalah, adalah melihat langsung ke tempat di mana masalah terjadi (Check). Lalu sejalan dengan konsep 5 W + 1 H maka disusun pertanyaan sebagai berikut :
1. Apa masalahnya? (WHAT)
2. Siapa yang terlibat? (WHO)
3. Di mana masalah ini terjadi? (WHERE)
4. Kapan masalah ini terjadi? (WHEN)
5. Mengapa masalah ini terjadi? (WHY)
6. Bagaimana mengatasi masalah ini? (HOW)
Semua pertanyaan itu dapat diketahui jawabannya jika turun langsung ke lapangan.
Genbutsu adalah praktek tim manajemen yang harus melihat dari dekat produk sebenarnya. Meninjau ulang produk jika selesai sangat penting karena memungkinkan untuk melihat tujuan akhir yang sebenarnya dari keseluruhan proses pembuatan. Selain melihat produk jadi, manajer juga harus melihat produk yang sebenarnya pada setiap langkah proses manufaktur sehingga membantu memberi pemahaman yang lebih baik kepada pimpinan tentang apa yang terjadi di setiap langkah pembuatan produk.
Prinsip GEN yang terakhir yaitu Genjitsu artinya adalah hal sebenarnya atau fakta. Manajer perlu bekerja keras untuk menemukan fakta-fakta dari situasi tertentu atau melakukan upaya untuk mengetahui fakta-fakta masalah. Sehingga dapat memberi informasi yang diperlukan untuk melakukan perubahan dengan menghindari masalah dan menghilangkan suatu pemborosan sedapat mungkin. Misalnya jika ada karyawan melakukan sesuatu yang salah, bukan berarti karyawan tersebut perlu didisiplinkan atau bahkan dipecat namun sebagai gantinya harus dipandang sebagai kesempatan belajar bagi karyawan tersebut dan seluruh pekerja.
Dalam menerapkan prinsip Kaizen, PT Bridgestone Tire Indonesia memiliki sedikit perbedaan tujuan dengan teori Kaizen yang berbasis QCD (Quality, Cost, Delivery) sebab ditambah dengan tujuan yang lebih lengkap berbasis pada Environment and Safety. Environment (lingkungan) merupakan sesuatu yang sangat penting dalam proses produksi, sebab saat proses produksi banyak menggunakan sumber energi seperti listrik dan bahan bakar untuk menyalakan mesin serta berkaitan juga dengan limbah yang dihasilkan dari proses produksi. Jika hal tersebut dapat diperbaiki dan berjalan baik maka perusahaan dapat menghemat pengeluaran dan pengelolaan limbah yang ditangani dengan tepat. Safety (keselamatan kerja) sangat penting karena langsung berhubungan dengan seluruh karyawan yang merupakan aset penting perusahaan. Jika terjadi kecelakaan kerja maka akan ada biaya yang dikeluarkan dan menghambat proses kerja di perusahaan tersebut.
Berbeda dari penggunaan metode Kaizen pada umumnya yang menggunakan metode PDCA, metode penerapan kaizen yang diterapkan oleh PT. Bridgestone Tire Indonesia menggunakan DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control). DMAIC merupakan metode yang digunakan pada aplikasi six sigma yang berfokus pada mengurangi cacat dalam setiap proses kerja untuk membantu mengurangi biaya yang timbul serta menghemat waktu dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sedangkan penerapan PDCA Meningkatkan standar yang sudah ada menjadi lebih baik lagi dengan melakukan improvement. Namun tujuan dari kedua metode tersebut sama yaitu fokus pada kepuasan pelanggan, meningkatkan kualitas produk, serta menghemat biaya produksi. Dapat disimpulkan bahwa metode DMAIC lebih lengkap dalam langkah penerapannya daripada PDCA.
Adapun langkah-langkah Kaizen yang diterapkan oleh PT Bridgestone Tire Indonesia Bekasi Plant adalah sebagai berikut :
1. Registrasi Small Group Kaizen. Adalah salah satu bentuk Kaizen (continous improvement) yang dibentuk dari beberapa anggota operator dalam suatu area tertentu menjadi sebuah tim yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu
2. Membuat tema Kaizen/tema perbaikan
3. Mengumpulkan informasi tentang penyebab utama dan penyebab lain (DEFINE)
4. Mengukur permasalahan yang sekarang ada serta membuat target improvement (MEASURE)
5. Menganalisa berbagai hal yang bisa menjadi faktor X serta menggambarkan counter measure terbaik (ANALYSIS)
6. Menetapkan solusi atau ide perbaikan (IMPROVE)
7. Mencatat dan follow up seberapa jauh keberhasilan
8. Buat standar baru
9. Meminta form pengajuan Kaizen
10. Audit
11. Pindahkan data ke form Kaizen
12. Serahkan form Kaizen ke bagian INMEC (Indonesia Manufacturing Education Center/Seksi Pendidikan Produksi).
Akhir kata, esensi utama tujuan Kaizen adalah :
- Menghindari biaya tersembunyi yang berasal dari 7 jenis pemborosan (7 wastes) antara lain produksi berlebih, persediaan berlebih, waktu menunggu, gerakan berlebih, pemindahan yang tidak perlu, produk cacat, dan pengerjaan berlebihan.
- Memberikan nilai tambah kepada operasional produksi sehingga dapat meningkatkan kualitas produk dengan biaya terendah dan memperpendek waktu pengiriman.
- Dapat melakukan perubahan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya rendah.
